TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi Standardı Kapsam ve Amacı

TS 13298 standardı elektronik ortamda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esasların asgari fonksiyonel özelliklerini tanımlar.
Elektronik belgeyi yönetmeyi düşünen kurumlar bir EBYS yazılına ihtiyaç duyamaktadır. EBYS yazılımı kurum ERP yazılımlarının bir parçası olarak üretilebilir ya da diğer yazılımlarla entegre çalışabilen bağımsız bir yazılım olabilir.

TS 13298 standardı son değişikliği 2015 yılında gerçekleşti ve bu hali ile dört ana bölümden oluşmaktadır.
Bölüm 1: Sistem Kriterleri-Sistem tasarımı ve elektronik belgelerin sisteme dâhil edilmesi için gerekli olan gereksinimlerin ele alındığı bölüm.
Bölüm 2: Belge Kriterleri-Elektronik belge özellikleri, sayısal görüntüleme sistemleri ve fiziksel ortamdaki belgelerin yönetimi ve EBYS içerisine entegrasyonu gibi konuların ele alındığı bölüm.
Bölüm 3: Elektronik Arşivleme Referans Modeli(ELAS/RM)-Elektronik ortamda üretilmiş ya da sonradan elektronik ortama aktarılmış olan arşiv malzemesinin yönetimine yönelik kriterler bu bölümde tanımlanmıştır.
Bölüm 4: Üstveri Yönetimi-EBYS ve ELAS/RM’ye ait üst veri gereksinimleri bu bölümde tanımlanmıştır.

Üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi için gerekli standartların belirlenmesi ve elektronik belgelerin arşivlenmesi ve yönetilmesi amacıyla aşağıdaki konuları kapsar:

1) Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) için gerekli sistem gereksinimleri,
2) EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları,
3) Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimler,
4) Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler,
5) Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler,
6) Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler,
7) Güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması.
8) Elektronik ortamda üretilmiş ve kurumsal kimlik doğrulama sistemleri ve/veya elektronik / mobil imza
sistemleri ile imzalanmış kurumsal belgelerin,
9) Fiziksel ortamlarda üretilmiş olup sonradan sayısallaştırma yöntemi ile elektronik ortama aktarılmış yazılı,
basılı, çizili her türlü doküman ve belgelerin,
10) Dijital olarak üretilmiş resim, ses ve görüntü kayıtlarının,
11) Sayısallaştırma yöntemi ile elektronik ortama aktarılmış analog resim, ses ve görüntü kayıtlarının yönetilmesine imkân sağlayacak düzenlemeleri kapsamaktadır.

Kaynak:
TS 13298 (2015). Elektronik belge yönetimi standardı. Ankara: TSE.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir