Elektronik Belgelerin Özgünlüğü: Konteksti Takdim Etmek

Bu benim sabit diskim ve sadece işe yarar şeyleri oraya koymak mantıklıdır. Gerçekten işe yarar şeyleri. Sıradan insanlar kafalarını çöp değerinde bilgilerle dolduruyorlar. Bu gerekli bilgiye ulaşmayı zorlaştırıyor. Anlıyor musun?” Sherlock Holmes, Sezon 1, Bölüm 3.

 

 

Arşivler semantik bilginin bankalarıdır (Floridi, 2018 ; Gollins, 2018) ve biz bu kapital üzerindeki entelektüel kontrolü sayısal arşivcilikte her şey olan kontekst (Sheridan, 2018) ile sağlarız.

Amerika Birleşik Devletlerinin Milli Arşiv binasında şöyle bir yazı bulunur: “Bu bina, ulusal yaşamımızla ilgili belgelere duyduğumuz güveni temsil eder ve milli kurumlarımızın kalıcığına olan inancımızı simgeler” (National Archives and Records Administration, 2018). Bu cümle her ülke için geçerlidir. Arşivler, belgeler ister fiziki ister elektronik ortamda bulunsun, onlara duyulan güveni yansıtır.

Birleşik Krallık Milli Arşivleri “Kilidi Açılan Arşivler” adlı bir vizyon belgesi yayınlamış ve bu belgede odak noktalarından birini “güven” olarak belirlemiştir. Vizyon belgesinde, insanlar ve kurumların arşiv belgelerinin özniteliklerinin korunduğuna, onların saklanıp sunulabildiğine güven duyduğu ifade edilmektedir (National Archives, 2017).

Bugün, Magna Carta’nın özgünlüğünden bahsedebiliyoruz, fakat elektronik belgelere güven duyabilecek miyiz? Hangi araçlarla bu güveni sağlayacağız? gibi sorular akla gelmektedir. Sayısal ortam, arşivciliğe pek çok yarar sağlamakla birlikte, ortamın doğasından kaynaklı sorunları da beraberinde getirmektedir. Donanımların eskimesi ve bozulması, istenmeyen kayıplar, e-belgelerin korunmasının zorluğu gibi. Bu etmenleri artırabiliriz. Söz konusu zorluklara rağmen, Birleşik Krallık Milli Arşivlerinin Sayısal Direktörü konuya şöyle yaklaşmaktadır: “İçinde bulunduğumuz zaman arşivci olmak için en harika zaman.”

Şimdi, tartışacağımız soruyu gündemimize alalım. “E-belgelerin güvenilirliğini nasıl koruruz?”

E-belgelerin güvenilirliği hukuk alanındaki uzmanların da dâhil olması gereken bir mesele. Avustralya Milli Arşivlerinden meslektaşımız Ann Lyons şöyle der: “Eğer belgeleri kültürel miras olarak tanımlarsak, hukukçular meseleye ilgi duymayacaklardır; fakat e-belgeleri delil olarak tanımlarsak meseleye müdahil olmak zorunda kalacaklardır” (Lyons, 2018). Çünkü belgeler, yapılan faaliyetlerin delilidir, bu nedenle onları mevzuat ve talimatların yönlendirdiği şekilde korumamız gerekir. Her ne kadar, ülkeler arasındaki hukuk düzeninde farklılıklar olsa da, belgelerin güvenilirliğini korumak noktasında ortak hususlar olduğunu görüyoruz. Bunlar, özgünlük, gerçeklik ve tamlık olarak karşımıza çıkmaktadır. E-imzalar ve iz değeri kontrolü (checksums) gibi araçlar aracılığıyla gerçeklik ve bütünlüğe olan güveni açığa çıkarabiliyoruz. Peki, özgünlük için ne yapmalıyız?

Özgünlüğü, tanımlanabilirlik ve bütünlük olarak ifade ediyoruz (Duranti and Rogers, 2012). Bilgisayar dünyasının bize sağladığı faydalar sayesinde, bütünlüğü iz değeri algoritmaları ve iz değeri kontrolü ile koruyabiliyoruz. Esas meselemiz tanımlanabilirlikle ilgili. Çünkü belgelerin özgünlüğünü korumanın temel noktalarından biri, belgelerin kurumsal faaliyetler sonucu tabii olarak oluştuğunu gösterebilmektir. Bu durum bizi kontekste götürmekte.

İlk cümlemiz Sherlock dizinsden bir alıntıydı. Şimdi, bu alıntıyla konumuzun ilişkisini kuralım: Belgeleri sahip oldukları organik bağa göre bir araya getiririz. Bu süreç dosyaları oluşturur. Belge-dosya-seri fonksiyon ve birim arasındaki ilişki kontekstin önemli bir yönünü tesis eder. Böylece, Sherlock’un dediği gibi kontekst bize gerçekten işe yarar şeyleri gösterir.

Maalesef, pek çok kurumun yukarıda bahsettiğimiz gibi bir ilişki ağını kuramadığını görürüz. Oysaki, belgelerle dosya ve seriler arasındaki ilişki, bize tabii olarak meydana gelen kurumsal faaliyetleri yani özgünlüğü gösterir. Bahsettiğimiz bu ilişkiyi kuramayan kurumların belge yönetiminde başarısız sonuçlar aldığını sahada gözlemliyoruz. Çünkü bu kurumlar, kontekstin tamamına erişememekte, ihtiyaç duydukları e-belgeleri tanımlayıp sunamamaktadırlar. Nihayetinde, sıradanlaşma tehdidiyle karşılaşırlar. Kurumların insanlar tarafından şekillendiği ve insanların da belgeleri oluşturduğunu düşünülür. Müstesna belgeler içeren kurumların da fevkalade olmayı hak ettiğine inanırız.

Belge yönetimi ve arşivcilik bakış açısıyla konteksti açığa çıkarıp özgünlüğün korunup korunmadığını tahlil edebiliyoruz fakat kullandığımız sistemlerde özgünlüğün korunduğunu gösterecek araçlara ihtiyacımız var. Bu meseleyi daha çok tartışacağız gibi görünüyor ve yine John Sheridan’ın söylediği gibi “içinde bulunduğumuz zaman arşivci olmak için en harika zaman“.

 

Kaynakça

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir