EBYS Yazılımlarında Standart Harici Aranması Gereken Ek Özelliklerin Değerlendirilmesi – 1

Elektronik Belge Yönetim Sistemi iş akışları üzerinden belge üretilmesi, otomatik arşivlenmesi, belge sevk ve idare süreçlerinin otomatik gerçekleşmesi ve belgelerin nihai tasfiyesine kadar olan sürecin tamamının dijital ortamda yönetilebilmesidir. Ancak içinde bulunduğumuz sektörde “EBYS” diye adlandırılan yazılımlar sadece “Elektronik Doküman Yönetim Sistemi” ya da “Elektronik Belge Üretim Sistemi” olarak hizmet vermektedir. Eğer nitelikli bir Elektronik Belge Yönetim Sisteminden bahsetmek istiyorsak TS 13298 standardı almış veya uyumlu olmalıdır. Çünkü EBYS yazılımında olması gereken asgari özellikler TS 13298 standardında belirtilmiştir. Bir EBYS yazılımında İş Akışı-Belge Yönetimi-Arşiv bir bütün olarak çalışmalıdır. Belirlenen iş akışları üzerinden belge üretilmeli-yönetilmeli, belge ekleri ile birlikte dosyasına otomatik arşivlenmelidir. Eğer EBYS yazılımı iş akış yönetimi, belge yönetimi, arşiv yönetimi bir bütün olarak çalışmıyorsa gelişmiş bir EBYS yazılımı olmadığını düşünmekteyim.

Bir EBYS yazılımında aranması gereken asgari özellikler TS 13298 standardında belirtilmiştir. Bana göre EBYS kullanan veya kullanmayı düşünen her kurumun TS 13298 standardını elinin altında bulundurması ve bünyesinde en az bir Bilgi ve Belge Yöneticisi bulundurmalıdır. EBYS yazılımları sadece e-belge üretme uygulaması olarak düşünülmemelidir. Gelişmiş bir EBYS yazılımının kuruma birçok fayda sağlayabilir. Ancak bu faydalardan yararlanılabilmesi için gelişmiş bir EBYS uygulamasında olması gereken özelliklerin bilmesi gerekir. Bu özellikleri ve sağlayacağı faydaları kendimce sıralamaya çalıştım.

-MIS Programları ile Entegrasyonu: MIS programları ve EBYS arasında entegrasyon olmalıdır. Ödeme Emri Fişi, Tahakkuk Fişi vb. gibi MIS modülleri ekranların hazırlanan doküman-belgelerin EBYS den oluşturulacak herhangi bir doküman-belgeden farkı yoktur. MIS ekranlarında yapılan işlerin tamamının iş akışları oluşturulmalı ve iş akışlarından MIS entegrasyonu sağlanmalıdır. Aksi durumda kullanıcılar iki farklı program kullanmak zorunda kalacaklardır. MIS programından gerekli işlemlerin yapılması, dokümanın oluşturulması ve daha sonra oluşturulan doküman-belgelerin EBYS programına aktarılması. Bu son derece yorucu ve zahmetli bir iştir. Kontrolünü sağlamakta oldukça güç olacaktır. Dijital dosyaların bütünlüğünün sağlanması ve korunması isteniliyorsa entegrasyon kaçınılmazdır. İş akışları üzerinden MIS ekranlarına bağlantı ile hem ekran hem de üretilecek doküman-belgelerin birbirini tanıması sağlanabilir. Bu sayede MIS ekranlarına bağlantı ile oluşturulan belge-dokümanlar e-Arşiv sistemine dahil edilmiş olur.

-Form Tasarım ve Kayıt: Formlar şablon olarak tasarlanabilmeli ve form adları ile birlikte kullanılmaya hazır bir şekilde kayıt edilebilmeli aynı zamanda bu formlar iş akışları tasarlanırken kullanılabilmelidir.

-İş Akış Yönetimi: Birim bazında iş akışları detaylı bir şekilde kayıt edilebilmeli.
Konu Bilgileri-> Alt Konu Bilgileri-> İş Akış Bilgileri sıralaması ile üretilecek belge-dokümanlar form adları ile birlikte kayıt edilebilmeli. İş süreçlerinin detaylı bir şekilde kayıt edilmesi ve kayıtlı iş süreçleri üzerinden kurumsal faaliyetlerin gerçekleştirmesi kullanıcılara zaman ve hız kazandıracaktır. Aynı zamanda kullanıcılar ve üst yöneticileri kayıtlı iş süreçleri üzerinden işleri rahatlıkla takip edebilecek.

Konu->Alt Konu->İş Akışı çalışması Örneği:

*Form sütunundaki bilgilerin sistem içerisinde kayıtlı şablonları hazırlanmış e-doküman ve/veya belge formatları olarak düşünülmeli

-Kullanım Kolaylığı (Otomatik Arşivleme): İş akışları üzerinden başlatılan yazışmalar belirli dönemlerde sistem tarafından otomatik arşivlenmeli. Sistem tarafından belgelerin otomatik arşivlenmesi belgelerin dosyaya kaldırılmasının unutulması ve dosya bütünlüğünde meydana gelebilecek sorunları ortadan kaldırarak kullanıcı hatalarının en aza indirilmesini sağlayacaktır.

-Performans ve Ölçeklenebilirlik (Analizler): Çalışanların üzerindeki iş akışlarının durumları üst yönetimler tarafından anlık kontrol edilebilir. Üst yöneticiler çalışanlarının ellerindeki işleri ve işlerin hangi aşamada olduğunu görebilir. İş akışlarına atanacak süreler ile iş-süre kontrolü sağlanarak aksayan yönler tespit edilebilir. Birim(müdürlük) bazında iş bitirme performansları ölçülebilir. İş akış yönetimi olan bir EBYS den ihtiyaç dahilinde birçok rapor üretilebilir. Üretilen raporlar da kurum adına karar destek sağlayabilir. Bu sayede aksayan yönler yavaşlıklar vb. tespitler elde edilebilir.

Sonuç olarak bir EBYS yazılımından beklenilen sadece belge üretmek ve üretilen belgeyi kullanabilmek olmamalıdır. Kuruma ait iş akışları tanımlanabilmeli, tanımlı iş akışları üzerinden belge-doküman üretilebilmeli, iş akışları kontrol edilebilmeli, iş akışları ile üretilen belge-dokümanlar otomatik arşivlenebilmeli, Karar destek sağlayacak analizler elde edilebilmeli ve en önemlisi MIS programları ile entegre olmalıdır.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir